Organização de Eventos | Produtora de eventos Florianópolis e Curitiba.

By 29 de setembro de 2015 Sem categoria No Comments

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Conte com a Agência Markerting Mais para organizar e gerenciar eventos em Florianópolis e Curitiba.
Para que um evento seja memorável e inesquecível é fundamental que a sua execução seja impecável. O ponto de partida de como organizar um evento é ter um bom planejamento para que todos os itens previstos e contratados para o evento sejam entregues nos prazos e padrões de qualidade definidos.

O produtor de eventos é o responsável por garantir que tudo o que foi definido seja cumprido à risca. Ele pode ser o profissional que atua em alguma empresa, organizadora de eventos ou uma pessoa qualquer que decide assumir a responsabilidade de organizar algum evento particular, familiar ou da sua comunidade.

Independentemente do tipo de evento, o produtor de eventos deve entender alguns conceitos básicos de como organizar um evento.

Relacionei aqui neste artigo 7 passos simples que se seguidos e aplicados, tornarão seus eventos muito mais seguros, organizados e diferenciados.

 

#1. ENTENDA A ESTRUTURA DE UM EVENTO

O significado da palavra evento tem inúmeras definições que podem ser encontradas em dicionários, livros da área, internet, etc… Após anos de atuação na área de eventos, criei a minha própria definição.

“Evento é um acontecimento programado para pessoas, em local definido e com prazo de validade”.

Ou seja, um evento foi criado por alguém, para um público específico e tem local, data e horário definidos para acontecer.

Você pode estruturar um evento preenchendo os itens abaixo:

Nome do evento, tipo do evento, classificação do evento, local do evento, cidade do evento, data do evento, horário do evento, público-alvo do evento e quantidade de pessoas, equipe de trabalho do evento, infra-estrutura do evento e os itens e materiais previstos.

Esta é uma maneira simples para que você inicie a estruturação do seu evento de forma resumida visando facilitar todo planejamento envolvido. Relacionei abaixo, 2 exemplos práticos:

Exemplo 1 – Churrasco

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Nome do evento:                                Churrascada dos amigos

Tipo / Classificação:                          Evento Social / Churrasco

Local / Cidade:                                   Casa do meu pai / Moema / São Paulo-SP

Data / Horário:                                   03 de Outubro / Sábado / Das 12h00 ás 18h00

Público-alvo / Quantidade:              Amigos da Faculdade / 50 pessoas

Equipe de trabalho:                           Eu e a Karina (esposa)

Infra-estrutura / Itens e materiais:

Espaço para acomodar convidados, churrasqueira, espetos, grelha, geladeira, mesas, cadeiras, pratos, talheres, copos, descartáveis, bebidas, gelo, carnes variadas, saladas variadas, pão, condimentos e temperos, lista de convidados, etc…

 

Exemplo 2 – Treinamento empresarial

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Nome do evento:                               Treinamento de vendas

Tipo / Classificação:                          Evento empresarial interno / Capacitação

Local / Cidade:                                   Hotel XYZ / Centro / Florianópolis-SC

Data / Horário:                                   07 de Outubro / Quarta-feira / Das 08h00 ás 18h00

Público-alvo / Quantidade:              Equipe de vendas / 30 pessoas

Equipe de trabalho:                           Eu + Gerente de Vendas + Gerente de Marketing

Infra-estrutura / Itens e materiais:

Sala do hotel, cadeiras, mesas, projetor com tela, laptop, internet, apostila, bloco de anotações, canetas, coffee-break, almoço, hospedagem e passagem aérea gerentes, convite impresso para o evento, premiação do melhor vendedor, lista de participantes, palestrante, banners, etc…

 

#2. FAÇA O CHECK-LIST DO EVENTO

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Produtor de eventos sem um check-list é como um navegador em seu veleiro vagando sem rumo no oceano. Por não ter um direcionamento, fica a mercê da sorte e cedo ou tarde algo vai dar muito errado.

O check-list é uma ferramenta fundamental e indispensável. Nele são relacionados todos os itens previstos em um evento, bem como todas as atividades relacionadas, equipe de trabalho, infra-estrutura, materiais e fornecedores envolvidos.

Existe uma infinidade de modelos, planilhas, softwares, etc… Particularmente recomendo que você primeiro entenda o conceito do check-list e escolha aquele modelo que mais se adapte ao seu estilo de trabalho. Eu por exemplo, utilizo o Evernote (software gratuito), Outlook e até mesmo uma agenda de papel. Tudo vai depender do tamanho e porte do evento.

O mais importante é manter o hábito de fazer o check-list do evento e atualizá-lo frequentemente, monitorando item a item conforme o cronograma que foi definido.

 

#3. SELECIONE AS EMPRESAS DE EVENTOS E OS FORNECEDORES

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A escolha de bons fornecedores é a base para garantir produtos e serviços de qualidade em um evento. A cadeia de fornecedores de eventos é gigantesca e muito diversificada, podendo variar de empresas de locação de palcos, empresas de brindes, gráficas, atrações artísticas, alimentação e bebidas, hotéis, dentre outras.

Cabe ao produtor de eventos selecionar com muito critério cada fornecedor. Não recomendo utilizar o parâmetro de decisão baseado no menor preço. Claro que o preço é uma variável importante, mais existem outras variáveis como qualidade do produto/serviço, prazo de entrega e condições de pagamento que não podem ser deixadas de lado. Ideal orçar com no mínimo 2 empresas, salvo se você já tem alguma parceria mais consolidada com algum fornecedor em específico.

Nunca contrate uma empresa que você não conheça ou que não tenha testado em outros eventos. Neste caso recorra aos colegas de profissão. Com certeza eles poderão ajuda-lo com indicações. Isso é normal no meio.

 

 

#4. MONTE A SUA EQUIPE DE TRABALHO

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Considero aqui todas as pessoas que de alguma forma terão contato ou envolvimento no evento. Estas pessoas podem ser funcionários da sua empresa, profissionais freelance, funcionários dos fornecedores contratados, artistas, fotógrafo, etc…

Se você realmente quer aprender como organizar um evento de sucesso, entenda que o produtor de eventos deve também exercer liderança. Deve acima de tudo saber mobilizar a equipe de trabalho, delegar as atividades, monitorar e dar todo suporte necessário. Cada pessoa deve saber e entender o seu papel dentro do evento.

Cerque-se de profissionais excepcionais e responsáveis. Já mencionei que eventos tem prazo de validade e por esse motivo o produtor de eventos não pode ser conivente com atrasos, que infelizmente são comuns.

Algumas atividades em eventos exigem experiência, então, não adianta nestas atividades nomear aquele funcionário que recém iniciou na empresa. Seja criterioso na distribuição das atividades levando em consideração o perfil de trabalho e a experiência da pessoa.

Eventos com intervenções artísticas ou atividades mais complexas podem exigir ensaios, testes e treinamentos antecipados. Estas são necessidades que não poderão ser realizadas no dia do evento. Cabe ao produtor do evento definir junto aos envolvidos uma data apropriada.

Para equipes de produção, montagem e bastidores, certifique-se sobre a disponibilidade de trabalhar em horários não convencionais, feriados e finais de semana. Isso é normal em eventos e se a pessoa não tem essa disponibilidade deverá ser remanejada para outra atividade ou mesmo ser excluída da equipe do evento.

 

#5. MONTAGEM DO EVENTO

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Veja se estas situações soam familiares:

“Fui em um churrasco e a carne não foi suficiente”.

“A festa estava boa, mais a cerveja quente”.

“Liguei a caixa de som 110 volts na tomada 220 volts e o equipamento queimou”.

“Faltou o cabo para ligar meu laptop no projetor”.

“O fornecedor dos doces atrasou, pois teve dificuldades de achar o endereço”.

“Meu chefe me ligou mais no local do evento não tinha sinal”.

Traduzo todos os exemplos acima como falta de planejamento. Um check-list bem detalhado evita qualquer esquecimento e minimiza muito eventuais falhas e imprevistos.

Cada evento tem suas particularidades, complexidades, formatos e tamanhos. Recomendo sempre a realização de uma visita técnica (a famosa VT na linguagem dos produtores de eventos). A visita técnica é realizada dias, semanas ou meses antes da data definida para o evento. Nesta oportunidade, o produtor do evento poderá checar todas as informações do local, infra-estrutura, acessos e qualquer informação que julgar necessária para refinar ainda mais o planejamento do evento. Não esqueça de levar sempre uma trena para checagem de medidas e uma máquina digital para tirar fotos do local.

 

Com as informações coletadas na visita técnica tudo ficará mais fácil na execução da montagem do evento. Trabalhe com prazos compatíveis e margem de segurança. Estipule metas para finalização da montagem.

 

Exemplos:

Se o seu evento iniciará ás 18h00 trabalhe para deixar tudo pronto até ás 12h00.

Se o seu evento iniciará ás 07h00 deixe tudo montado e testado no dia anterior.

 

Não deixe nada para última hora. Evite correrias desnecessárias que só irão potencializar a sua ansiedade e estresse.

 

#6. O GRANDE DIA

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O produtor do evento deve ser o primeiro a chegar e o último a sair. Ele é o responsável geral pela coordenação da sua equipe, dos fornecedores e das atividades previstas. O produtor do evento deve se certificar que tudo o que foi contratado está perfeitamente correto. Ser detalhista é fundamental e o check- list é a base para uma perfeita validação.

No agendamento do horário de chegada da equipe e fornecedores crie o hábito de considerar sempre uma margem de segurança. Exemplo: Se o evento iniciará ás 10h00 e você pensa em agendar a chegada de todos ás 09h00, sugiro antecipar para ás 08h00 ou 07h00. Isto porque existem fatores que fogem do seu controle mais que podem ocasionar atrasos, tais como: trânsito, condições climáticas, falta de responsabilidade do profissional, etc… Uma dica é já prever essa antecipação e incluir na remuneração do profissional e fornecedor contratado para evitar reclamações ou questionamentos.

Mantenha sempre uma postura impecável e trate todas as pessoas e convidados de forma educada e gentil. Vista-se de acordo com a ocasião e exija o mesmo de sua equipe.

 

#7. PÓS EVENTO

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Um evento só termina quando toda sua infra-estrutura e materiais foram devidamente retirados do local de realização.

Certifique-se que na desmontagem do evento tudo seja retirado cuidadosamente. É normal uma equipe na desmontagem querer fazer tudo na pressa por estar cansada e por querer ir embora. Tente evitar ao máximo esse tipo de situação para evitar quebras de materiais, acidentes e/ou danos no local onde foi realizado o evento.

Alguns eventos podem ter outras atividades após a sua finalização, tais como edição de fotografia/filmagem, envio de e-mail marketing de agradecimento aos participantes, relatórios, etc… Caso seu evento demande estas atividades, monitore cada atividade até a sua conclusão.

E não deixe de comemorar com a sua equipe mais um grande evento realizado!

 

CONCLUSÃO

Independentemente do tipo de evento, todos seguem uma estrutura similar, mais cada evento tem as suas particularidades que devem ser consideradas no planejamento, na execução e no pós-evento.

Você produtor de eventos é a autoridade máxima para garantir tudo isso e agora que já sabe como organizar um evento, poderá colocar todo seu conhecimento em prática para proporcionar eventos memoráveis e inesquecíveis.

Gostou deste artigo? Deixe seu comentário ou sugestão. Compartilhe com outros profissionais de eventos.

Sucesso!

Murilo Sola

Produtor de eventos e Empreendedor

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